POLITYKA

PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Informacja wymagana zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia Dyrektywy 95/46/WE (RODO)

1. DEFINICJE

Administrator – Fundacja WERWA TEAM z siedzibą w Steklinie 21 (87-640), wpisana przez Sąd Rejonowy w Toruniu, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego do Rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej pod nr KRS: 0000707708; nr NIP: 8792697735, nr REGON: 36917567600000.

Dane osobowe – wszelkie informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej

do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną,

fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość,

w tym wizerunek, nagranie głosu, dane kontaktowe, dane o lokalizacji, informacje zawarte

w korespondencji, informacje gromadzone za pośrednictwem sprzętu rejestrującego lub

innej podobnej technologii.

Polityka – niniejsza Polityka przetwarzania danych osobowych.

RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia

2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych

i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

Osoba, której dane dotyczą – każda osoba fizyczna, której dane osobowe przetwarzane

są przez Administratora, np. osoba odwiedzająca lokal Administratora lub kierująca do niego

zapytanie w formie e-maila.

 2. PRZETWARZANIE DANYCH PRZEZ ADMINISTRATORA

a) W związku z prowadzoną działalnością Administrator zbiera i przetwarza dane osobowe

zgodnie z właściwymi przepisami, w tym w szczególności z RODO, i przewidzianymi w nich

zasadami przetwarzania danych.

b) Administrator zapewnia przejrzystość przetwarzania danych, w szczególności zawsze

informuje o przetwarzaniu danych w momencie ich zbierania, w tym o celu i podstawie

prawnej przetwarzania – np. przy zawieraniu porozumienia o objęciu opieką przez Fundację.

c) Administrator dba o to, by dane były zbierane tylko w zakresie niezbędnym do wskazanego celu i przetwarzane tylko przez okres, w jakim jest to niezbędne. Przetwarzając dane, Administrator zapewnia ich bezpieczeństwo i poufność oraz dostęp do informacji o przetwarzaniu osobom, których dane dotyczą. Gdyby pomimo stosowanych środków bezpieczeństwa doszło do naruszenia ochrony danych osobowych (np. „wycieku” danych lub ich utraty), Administrator poinformuje o takim zdarzeniu osoby, których dane dotyczą, w sposób zgodny z przepisami.

3. KONTAKT Z ADMINISTRATOREM

Kontakt z Administratorem jest możliwy poprzez adres e-mail fundacjawerwa@gmail.com

lub adres korespondencyjny: Steklin 21 87-640 Czernikowo.

4. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

a) W celu zapewnienia integralności i poufności danych Administrator wdrożył procedury

umożliwiające dostęp do danych osobowych jedynie osobom upoważnionym i wyłącznie

w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania.

5. CELE ORAZ PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA

KORESPONDENCJA E-MAILOWA I TRADYCYJNA

a) W przypadku kierowania do Administratora za pośrednictwem: formularza kontaktowego

on-line, zamieszczonego pod adresem strony www: http://fundacjawerwa.org.pl/kontakt, poczty

e-mail lub tradycyjnej korespondencji niezwiązanej z usługami świadczonymi na rzecz

nadawcy lub inną zawartą z nim umową, dane osobowe zawarte w tej korespondencji

są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i rozwiązania sprawy, której dotyczy

korespondencja.

Podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 5.2. 6 ust. 1 lit. f

RODO) polegający na obsłudze korespondencji kierowanej do niego w związku z jego

działalnością.

b) Administrator przetwarza jedynie dane osobowe istotne dla sprawy, której dotyczy

korespondencja. Całość korespondencji jest przechowywana w sposób zapewniający

bezpieczeństwo zawartych w niej danych osobowych (oraz innych informacji) i ujawniana

jedynie osobom upoważnionym.

KONTAKT TELEFONICZNY

W przypadku kontaktowania się z Administratorem drogą telefoniczną, w sprawach

niezwiązanych z zawartą umową lub świadczonymi usługami, Administrator może żądać

podania danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do obsługi sprawy,

której dotyczy kontakt. Podstawą prawną jest w takim wypadku uzasadniony interes

Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na konieczności rozwiązania zgłoszonej

sprawy związanej z prowadzoną przez niego działalnością.

ZBIERANIE DANYCH DO REALIZACJI CELÓW STATUTOWYCH FUNDACJI

LUB WYKONYWANIA INNYCH UMÓW

W przypadku zbierania danych dla celów związanych z wykonaniem konkretnej umowy,

Administrator przekazuje osobie, której dane dotyczą, szczegółowe informacje dotyczące

przetwarzania jej danych osobowych w momencie zawierania umowy.

ZBIERANIE DANYCH W POZOSTAŁYCH PRZYPADKACH

a) W związku z prowadzoną działalnością Administrator zbiera dane osobowe także w innych

przypadkach – np. podczas organizowanych przez Administratora wydarzeniach, (w tym

akcjach charytatywnych, koncertach, festynach), a także poprzez wymianę wizytówek – w celach

związanych z inicjowaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych. Podstawą prawną

przetwarzania jest w tym wypadku uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f

RODO) polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością.

b) Dane osobowe zebrane w takich przypadkach przetwarzane są wyłącznie w celu, dla jakiego

zostały zebrane, a Administrator zapewnia ich odpowiednią ochronę.

6. ODBIORCY DANYCH

a) W związku z prowadzeniem działalności wymagającej przetwarzania danych osobowych,

dane osobowe są ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności dostawcom

odpowiedzialnym za obsługę systemów informatycznych i sprzętu (np. wyposażenia

biurowego), podmiotom świadczącym usługi prawne lub księgowe, jak również usługi

archiwizacyjne; kurierom, agencjom marketingowym.

Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących osoby,

której dane dotyczą, właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie

udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie

z przepisami obowiązującego prawa.

7. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY

Dane mogą być przekazane do państw trzecich (m.in. USA) w związku z działaniami podejmowanymi na

serwisach społecznościowych oraz wykorzystaniem wtyczek i innych narzędzi pochodzących z tych serwisów (m.in. Facebook, Instagram).

8. OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

a) Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi

i celu przetwarzania. Okres przetwarzania danych może także wynikać z przepisów,

gdy stanowią one podstawę przetwarzania. W przypadku przetwarzania danych

na podstawie uzasadnionego interesu Administratora, dane przetwarzane są przez okres

umożliwiający realizację tego interesu lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem

przetwarzania danych. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane

przetwarzane są do jej wycofania. Gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność

do zawarcia i wykonania umowy, dane są przetwarzane do momentu jej rozwiązania.

b) Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie

jest niezbędne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami,

a po tym okresie – jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy

prawa. Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane

lub anonimizowane.

9. UPRAWNIENIA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ, ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH

a) Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

- prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych – na tej podstawie

osobie zgłaszającej żądanie Administrator przekazuje informację o przetwarzaniu

danych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania,

zakresie posiadanych danych, podmiotach, którym są ujawniane, i planowanym

terminie usunięcia danych;

- prawo uzyskania kopii danych – na tej podstawie Administrator przekazuje kopię przetwarzanych danych dotyczących osoby zgłaszającej żądanie;

- prawo do sprostowania – Administrator zobowiązany jest usuwać ewentualne niezgodności lub  błędy przetwarzanych danych osobowych oraz uzupełniać je, jeśli są niekompletne;

- prawo do usunięcia danych – na tej podstawie można żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane;

- prawo do ograniczenia przetwarzania – w razie zgłoszenia takiego żądania Administrator zaprzestaje wykonywania operacji na danych osobowych – z wyjątkiem operacji, na które wyraziła zgodę osoba, której dane dotyczą oraz ich przechowywania – zgodnie z przyjętymi zasadami lub dopóki

nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzja organu nadzorczego zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych, okres sprawdzenia przez Administratora poprawności danych);

- prawo do przenoszenia danych – na tej podstawie – w zakresie, w jakim dane

są przetwarzane w sposób zautomatyzowany w związku z zawartą umową

lub wyrażoną zgodą – Administrator wydaje dane dostarczone przez osobę, której

one dotyczą, w powszechnie dostępnym formacie pozwalającym na ich odczyt przez komputer. Możliwe jest także zażądanie przesłania tych danych innemu podmiotowi – jednak pod warunkiem, że istnieją w tym zakresie techniczne możliwości zarówno po stronie Administratora, jak również tego innego podmiotu;

- prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych – osoba, której dane dotyczą, może w każdym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych w celach marketingowych, bez konieczności uzasadnienia takiego sprzeciwu;

- prawo sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania danych – osoba, której dane dotyczą, może w każdym momencie, z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych, które odbywa się na podstawie uzasadnionego interesu Administratora

(np. dla celów analitycznych lub statystycznych albo ze względów związanych z ochroną mienia); sprzeciw w tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie;

- prawo wycofania zgody – jeśli dane przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody, osoba, której dane dotyczą, ma prawo ją wycofać w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem zgody.

- prawo do skargi – w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, osoba, której dane dotyczą, może złożyć skargę do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim zwykłego pobytu osoby, której dane dotyczą, jej miejsca pracy lub miejsca popełnienia

domniemanego naruszenia. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 10. ZGŁASZANIE ŻĄDAŃ ZWIĄZANYCH Z REALIZACJĄ PRAW

Wniosek dotyczący realizacji praw osób, których dane osobowe są gromadzone można złożyć:

1. w formie pisemnej na adres: Steklin 21 87-640 Czernikowo.

2. drogą e-mailową na adres: fundacjawerwa@gmail.com

3. Jeżeli Administrator nie będzie w stanie zidentyfikować osoby składającej wniosek

na podstawie dokonanego zgłoszenia, zwróci się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje.

4. Wniosek może być złożony osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika (np. członka

rodziny). Ze względu na bezpieczeństwo danych Administrator zachęca do posługiwania

się pełnomocnictwem w formie poświadczonej przez notariusza lub upoważnionego

pełnomocnika profesjonalnego (radcę prawnego, adwokata, rzecznika patentowego, doradcę

podatkowego) co istotnie przyspieszy weryfikację autentyczności wniosku.

5. Odpowiedź na zgłoszenie powinna zostać udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania.

W razie konieczności przedłużenia tego terminu Administrator informuje wnioskodawcę

o przyczynach opóźnienia.

6. Odpowiedź udzielana jest za pośrednictwem poczty tradycyjnej, chyba że wniosek został

złożony drogą e-mailową lub zażądano przekazania odpowiedzi w formie elektronicznej.

Postępowanie w sprawie składanych wniosków jest nieodpłatne.

 11. ZMIANY POLITYKI PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana.